De Microsoft Teams Top 10 Tips & Tricks!

Op dit moment kan je er niet meer omheen; Microsoft Teams. Maar wat kan je er nu allemaal mee? Hierbij onze Microsoft Teams Top 10 Tips & Tricks!

De groei van Teams

Op dit moment kan je er niet meer omheen; Microsoft Teams. Het was al een veel gebruikte tool (ruim 30 miljoen gebruikers voor de Coronacrisis), maar de crisis heeft voor een stroomversnelling gezorgd. In een week tijd, gemeten vanaf half maart, zijn er maar liefst 12 miljoen gebruikers bij gekomen; naar een totaal van 44 miljoen.

De groei ging niet zonder slag of stoot. Na de aankondiging van de maatregelen op 15 maart, zagen we dat Teams de dagen erna wat problemen had qua capaciteit, bijvoorbeeld in het verwerken van de berichten. Microsoft was echter in staat om snel op te schalen, wat er voor heeft gezorgd dat het nu weer functioneer zoals zou moeten.

Makkelijker en efficiënter in de praktijk

Ook wij zien bij onze klanten dat ze van de één op de andere dag over zijn gestapt naar Teams, om zo de interne communicatie goed door te laten lopen. Dat levert uiteraard ook veel vragen op. Daarom heb ik in dit artikel een aantal tips & tricks op een rijtje gezet. Het is geen handleiding voor gebruik, maar juist wat tips over kleine functionaliteiten die ervoor zorgen dat je Teams makkelijker en efficiënter kan gebruiken. Dus without further ado; hierbij de Teams Top Tien Tips & Tricks (in random volgorde)

Microsoft Teams Tip #1

De meeste mensen werken thuis en vinden het misschien niet nodig dat iedereen de omgeving kan zien tijdens een vergadering. Je hebt de mogelijkheid om je achtergrond te blurren (vervagen), waardoor alleen jijzelf scherp in beeld bent. Zo voorkom je dat iedereen ziet wat er aan je wasrekje hangt.

Microsoft Teams Tip #2

Teams draait om samenwerken en delen. Heb je een e-mailbericht dat je snel wilt delen met je collega’s dan is het mogelijk dit bericht vanuit Outlook door te sturen naar het Team.

Klik rechts bovenin het Team op de 3 puntjes en klik op e-mailadressen ophalen. Je krijgt dan een e-mailadres in beeld. Als je naar dit adres een e-mail stuurt, komt de mail automatisch in de Team chat terecht. Klik op de afbeelding hiernaast voor een grotere weergave.

Microsoft Teams Tip #3

Met behulp van shortcuts kan je makkelijk ‘opdrachten’ geven in Teams. Bijvoorbeeld je status wijzigen. Als je in de zoekbalk het teken  / gebruikt krijg je een lijst te zien met de commando’s die gegeven kunnen worden. Tik bijvoorbeeld in /beschikbaar of /afwezig en je status wordt aangepast.

Een andere leuke is /nieuw, als je deze gebruikt wordt je naar de help pagina gestuurd waarbij wordt uitgelegd wat de meeste recente nieuwe functionaliteiten zijn in Teams

Omgeving blurren

Microsoft Teams Tip #4

Heb een beetje plezier met Teams! Kantoorhumor komt op een laag pitje te staan nu we niet allemaal op kantoor zijn. Maar dat betekent niet dat er niet gelachen kan worden. Teams heeft de mogelijkheid om in de chat emoticons, stickers en gifjes te gebruiken. En met name dat laatste kan erg vermakelijk zijn (vind ik zelf..).

Microsoft Teams Tip #5

Bookmark berichten.

Je hebt de mogelijkheid om berichten in een chat op te slaan, zodat je ze later terug kan lezen en er eventueel nog op kan antwoorden. Als je op het bericht gaat staan met je muis, verschijnt er een klein menuutje, klik op de drie puntjes en vervolgens op bericht opslaan.

Alle opgeslagen berichten kan je terug zien door bovenin op je initialen te klikken en vervolgens opgeslagen te kiezen.

Microsoft Teams Tip #6

De planning voor een project kan je integreren door Microsoft Planner te gebruiken. Als je dit toevoegt wordt het een apart tabblad binnen een Team.

Microsoft Teams Tip #7

Rich Text Editing.

Wil je een bericht eruit laten springen, dan is het mogelijk om het bericht op te maken. De opmaakmogelijkheden zijn niet standaard zichtbaar, om ze beschikbaar te maken moet je op de A onder het berichtbalkje. Klik op de afbeelding hiernaast voor een grotere weergave.

Microsoft Teams Tip #8

Neem je deel aan meerdere Teams en wil je overzicht creëren? Dan heb je de mogelijk om de volgorde van de Teams te wijzigen door ze te verslepen. Maar je kan een Team ook (tijdelijk) verbergen. Zo zorg je voor overzicht en heb je alleen in beeld wat je op dat moment nodig hebt.

Microsoft Teams Tip #9

Teams is ook beschikbaar als mobiele app, waardoor je Teams altijd en overal kunt gebruiken. Wil je een frisse neus halen, maar moet je vergaderen, dan kan je ook via de mobiele app deelnemen aan de vergadering. En terwijl jij je rondje loopt, kan je alsnog je briljante bijdrage doen aan de vergadering.

Microsoft Teams Tip #10

De laatste tip die we willen meegeven is de mogelijkheid tot het opnemen van een vergadering. Hierdoor kunnen afwezige deelnemers later de vergadering terug kijken en ben je niet meer afhankelijk van gemaakte notulen.

Ik hoop dat jullie met dit artikel wat handvaten hebben om meer uit Teams te halen.
En mocht je hulp nodig hebben, dan staan wij uiteraard voor jullie klaar.

070 – 394 32 00